Dijital Davetiye Nasıl Hazırlanır ve Gönderilir? Adım Adım

Dijital davetiye hazırlamak, basılı davetiyeye göre çok daha hızlıdır. Ama hızlı olması, özensiz olması anlamına gelmez. İsimlerin yazımı, saat, mekân ve katılım bildirimi gibi ayrıntılar yine dikkat ister. Bu rehberde dijital davetiyeyi hazırlarken ve gönderirken izleyebileceğiniz sırayı adım adım anlatıyoruz.

Dijital davetiye, tek bir bağlantıyla paylaşılan, telefonda açılan bir davet sayfasıdır. Baskı ve kargo yoktur. Bilgiler değişirse sayfayı güncellersiniz. Dijital davetiye sayfasında genel yapıyı görebilirsiniz.

1. Ne Zaman Gönderilmeli?

Doğru zaman, etkinliğin türüne ve misafirlerin ne kadar hazırlık yapması gerektiğine bağlıdır. Çok erken gönderirseniz unutulur, çok geç gönderirseniz misafirin planı çoktan yapılmıştır. Aşağıdakiler genel önerilerdir. Kendi misafir listenize göre esnetebilirsiniz.

Etkinlik	Önerilen zaman	Dikkat edilecek nokta
Düğün	3-4 hafta önce	Başka şehirden gelecek misafirlere daha erken haber verin, konaklama ve izin planı yapabilsinler
Nişan	2-3 hafta önce	Aile ağırlıklı olduğu için telefonla da haber vermek yerinde olur
Kına gecesi	2-3 hafta önce	Düğüne yakın olduğundan, tek davetiyede birleştirmeyi düşünebilirsiniz
Sünnet	2-3 hafta önce	Çocuklu aileler için saat ve program bilgisini net yazın
Çocuk doğum günü	1-2 hafta önce	Ebeveynlere ulaşın, çocuklara değil
Baby shower, mezuniyet, diğer kutlamalar	1-3 hafta önce	Küçük gruplarda yakın tarihte göndermek yeterlidir

Özellikle düğün için bir adım daha ekleyin: Etkinliğe bir hafta kala kısa bir hatırlatma mesajı gönderin. Yeni bir davetiye göndermenize gerek yok. “Sizi bekliyoruz” demeniz yeterli.

Düğün, nişan, kına ve sünnet için ayrı sayfalar da hazırladık. Etkinliğinize özel ipuçları için düğün davetiyesi, nişan davetiyesi, kına davetiyesi ve sünnet davetiyesi sayfalarına göz atabilirsiniz.

2. Davet Metni Nasıl Yazılır?

İyi bir davet metni kısa, sıcak ve eksiksizdir. Misafir metni okuyunca “Ne zaman, nerede, kim davet ediyor?” sorularının hepsine cevap bulmalıdır.

Davet metninde bulunması gerekenler:

• İsimler: Çiftin ya da ev sahibinin adı. Aileler de yazılacaksa sıra ve unvanları önceden netleştirin.
• Etkinliğin türü: Düğün, nişan, kına, sünnet gibi. Yalnızca “Davetlisiniz” yazmak yetmez.
• Tarih, gün ve saat: Gün adını da yazın. “19 Haziran Cumartesi, saat 19.00” gibi. Karışıklığı önlemek için saati 24 saatlik düzende yazabilirsiniz.
• Mekân: Mekânın adı ve açık adresi. Varsa girişle ilgili kısa bir tarif de ekleyin. Örneğin “Otoparkın yanındaki kapıdan girilir” gibi.
• LCV son tarihi: Katılım bilgisinin hangi tarihe kadar istendiği. Yalnızca “LCV” yazmak yerine tarihi de belirtin.
• Kıyafet notu: Özel bir temanız varsa kısaca yazın. Yoksa yazmayabilirsiniz.
• İletişim kişisi: Sorusu olan misafir kime ulaşacak? Bir telefon numarası ya da kişi adı yeter.
• Çocuk ve refakatçi notu: Çocukla gelinebiliyorsa ya da gelinemiyorsa nazikçe belirtin.

Metin örnekleri aramak isterseniz davetiye sözleri sayfasına bakabilirsiniz. Kısa bir örnek:

“Ortak hayatımızın ilk adımını sevdiklerimizle birlikte atmak istiyoruz. 18 Eylül Cumartesi akşamı, 18.30'da başlayacak nikâh ve yemek davetimize sizi de bekliyoruz. Katılıp katılamayacağınızı 4 Eylül'e kadar bildirirseniz hazırlıkları ona göre yapabiliriz.”

Bu örnekte gün, saat ve LCV son tarihi bir arada. Siz yine de metni kendi sözlerinizle yazın. Hem daha samimi olur, hem de misafirin gözüne tanıdık gelmez.

3. Şablon Nasıl Seçilir?

Şablon seçerken önce şu soruları sorun:

• Etkinlik türüne uyuyor mu? Düğün için zarif, çocuk doğum günü için renkli bir tasarım uygundur.
• Yazılar okunaklı mı? Çok süslü bir yazı tipi, yaşlı misafirler için okumayı zorlaştırabilir.
• Telefonda temiz görünüyor mu? Birçok misafir davetiyeyi telefondan açacaktır.
• Video açılışı ya da animasyon istiyor musunuz? Bunlar şablona göre değişir. Arka plan müziği de ekleyebilirsiniz.

E-Davetiyem'de klasik şablonlar ile video açılışlı şablonlar bulunur. Video açılışlı seçenekler arasında Narin, Aura, Elegance ve Flora gibi modeller var. Düğün, nişan ve kına şablonları 1.649 TL, diğer etkinlik kategorilerinin şablonları 885 TL. Fiyatlar KDV dahildir ve ödeme tek seferliktir. Abonelik yoktur.

Önemli bir ayrıntı: Ücretsiz plan yalnızca düğün, nişan ve kına için klasik şablonlarda geçerlidir. Ücretsiz planda katılım formu (LCV) ve misafir anı yükleme kapalıdır. LCV'yi davetiyenin içinden toplamak istiyorsanız ücretli plan gerekir. Ücretsiz planı seçerseniz katılım bilgisini telefon ya da mesajla kendiniz toplarsınız. Ayrıntılar için fiyatlandırma sayfasına bakın.

Bir de şu kolaylık var: Düğün, kına ve nişan için tek davetiye hazırlayıp her etkinliğe ayrı tarih ve mekân girebilirsiniz. Ayrı ayrı davetiye göndermek zorunda kalmazsınız.

4. Önizleme ve Kontrol Listesi

Davetiyeyi göndermeden önce önizleyin. E-Davetiyem'de ödeme yapmadan davetiyenizi oluşturup önizleyebilirsiniz. Bu önizlemeyi bilgileri dikkatle kontrol etmek için kullanın.

Gönderme öncesi kontrol listesi:

• İsimlerin yazımı doğru mu? Soyadlar, unvanlar ve aile adları.
• Tarih ve gün adı birbirine uyuyor mu? Takvimden bakın.
• Saat doğru mu? Nikâh ve yemek saati ayrıysa ikisini de yazdınız mı?
• Mekân adı ve adresi eksiksiz mi?
• LCV son tarihi yazılı mı?
• Davetiye telefonda sorunsuz açılıyor mu? Farklı bir telefonda da deneyin.
• Müzik açıksa ses seviyesi uygun mu?
• Yazım hatası var mı? Metni sizin dışınızda biri de okusun.
• Bir yakınınıza gösterdiniz mi? Metni ilk okuyuşta anlayıp anlamadığını sorun.

Ödemeden sonra da bilgileri panelden ücretsiz düzenleyebilirsiniz. Yine de davetiyeyi paylaşmadan önce son bir kez kontrol etmek, sonradan düzeltme mesajı yazma ihtiyacını azaltır.

5. WhatsApp, SMS ve E-posta ile Paylaşım

Dijital davetiye tek bağlantıdır. Bu bağlantıyı WhatsApp, SMS, e-posta ya da Instagram üzerinden gönderebilirsiniz. Hangi kanalı seçeceğiniz misafirin alışkanlığına bağlı.

Paylaşım için öneriler:

• Mümkünse kişiyi adıyla anarak bireysel mesaj gönderin. “Sevgili Ayşe Teyze” ile başlayan bir mesaj, kopyalanmış bir toplu mesajdan daha sıcak durur.
• Büyük WhatsApp gruplarında paylaşırsanız yanıtlar grupta kaybolabilir. LCV için ayrıca bireysel hatırlatma yapmanız gerekebilir.
• İş arkadaşlarına e-posta daha resmi durur, ama herkes e-postasına hemen bakmaz. Kısa bir WhatsApp mesajıyla desteklemek faydalıdır.
• Bağlantıyı tek başına göndermeyin. Yanına birkaç cümle yazın.

Kısa eşlik mesajı örnekleri:

“Merhaba Selin, 18 Eylül'de nikâh ve yemek davetimiz var. Davetiyemiz bu bağlantıda, katılım bilgini 4 Eylül'e kadar iletirsen çok seviniriz.”

“Sayın Kerem Bey, düğün davetiyemizi paylaşmaktan memnuniyet duyarız. Bağlantı üzerinden tüm bilgilere ulaşabilirsiniz. Katılım durumunuzu 4 Eylül'e kadar bildirmenizi rica ederiz.”

“Davetlisiniz! Bilgiler ve katılım formu bu bağlantıda. 4 Eylül'e kadar yanıtınızı bekliyoruz.”

SMS'te mesajı en kısa tutun. E-postada konu satırına etkinlik türünü ve tarihi yazın. Örneğin “Düğün Davetiyesi, 18 Eylül”.

6. LCV Takibi ve Nazik Hatırlatma

Davetiyeyi gönderdiniz, şimdi yanıt bekliyorsunuz. LCV (katılım bildirimi), misafir sayısını önceden bilmenizi sağlar. Yemek, oturma düzeni ve mekân hazırlığı bu sayıya bağlıdır.

E-Davetiyem'deki katılım formunda misafir “Katılacağım”, “Katılamayacağım” ya da “Belki” seçeneklerinden birini işaretler. Kişi sayısını ve bir mesaj da ekleyebilir. Yanıtlar panelinizde görünür. Bu özellik ücretli planda açıktır.

Takip için pratik bir yöntem:

• Kendi misafir listenizi bir tabloda tutun. Panele gelen yanıtlarla karşılaştırın.
• LCV son tarihinden sonra yanıt vermeyenleri tek tek işaretleyin.
• Yanıt vermeyenlere bir kez, kısa ve nazik bir hatırlatma yazın.
• “Belki” diyenlerle birebir konuşun. Çoğunlukla bir telefon, durumu netleştirir.
• Son sayıyı mekâna bildirmeden önce bir kez daha gözden geçirin.

Nazik hatırlatma örneği:

“Merhaba Murat, davetimize katılıp katılamayacağını bildirmeni rica etmek için yazıyorum. Sayıyı mekâna ilettiğimiz tarihe yaklaşıyoruz. Bağlantıdaki formdan işaretlemen yeterli. Şimdiden teşekkürler.”

Hatırlatmayı suçlayıcı yazmayın. Çoğu zaman yanıt unutulmuştur, reddedilmemiştir. Yine de sayıyı erken bilmek planlamayı rahatlatır, o yüzden hatırlatmayı geciktirmeyin.

7. Yaşlı Misafirler İçin Öneriler

Her misafir bağlantıya dokunup davetiyeyi açmakta rahat olmayabilir. Büyükanne ve büyükbabalar, yaşlı akrabalar ve teknolojiye uzak olanlar için ek bir yol bulun.

• Önce telefonla arayın. Davetiyeyi gönderdiğinizi söyleyin ve tarihi, saati, mekânı sözlü olarak da aktarın.
• Aile içinde bir gençten, bağlantıyı onlara açıp göstermesini isteyin.
• Birkaç basılı davetiye hazırlamak isterseniz, ücretli planda davetiyeyi panelden PDF olarak indirip yazdırabilirsiniz. Panelden davetiyenizin QR kodunu da indirip basılı davetiyeye ekleyebilirsiniz.
• Mesajı yazarken “Bağlantıya dokunmanız yeterli” gibi kısa bir talimat ekleyin.
• LCV'yi telefonla alın. Yanıtı siz not edin, onlara formu doldurtmak zorunda kalmayın.

Amaç, kimsenin davetten teknoloji yüzünden dışarıda kalmamasıdır.

8. Son Dakika Değişikliği Olursa

Mekân, saat ya da tarih değişebilir. Bu durumda panikle her şeyi baştan göndermeye gerek yok. Panelinizden bilgileri güncellediğinizde aynı bağlantı yeni bilgileri gösterir. Yeniden bağlantı göndermeniz gerekmez.

Ama yine de misafirleri haberdar etmek şart. Çünkü herkes davetiyeyi yeniden açmayabilir. Şunları yapın:

• Bilgiyi önce panelden güncelleyin.
• Misafirlere kısa bir bilgilendirme mesajı gönderin.
• Mesajda neyin değiştiğini açıkça yazın, eski ve yeni bilgiyi karıştırmayın.
• Yaşlı misafirleri ayrıca arayın.
• Etkinlik gününe yakınsa mekânın adresini tekrar yazın.

Örnek bilgilendirme:

“Sevgili misafirlerimiz, mekân değişikliği nedeniyle davetimizin saati 19.00 yerine 19.30 oldu. Davetiye bağlantısındaki bilgi güncellendi. Anlayışınız için teşekkür ederiz.”

Özet ve Sonraki Adım

Dijital davetiye hazırlamak dört şeye dayanır: doğru zamanlama, eksiksiz bir metin, dikkatli bir kontrol ve düzenli bir LCV takibi. Bunları yaptığınızda davetiye hem misafirinizin hem sizin işinizi kolaylaştırır.

Davetiyenizi oluşturmak için şablonlara göz atabilirsiniz. Birkaç dakikada oluşturup önizleyebilirsiniz. Fiyatları görmek için fiyatlandırma sayfasına bakabilir, misafir anı toplamak isterseniz QR anı albümü sayfasını inceleyebilirsiniz.